NOS ACTUALITÉS

Beaucoup de copropriétaires s'engagent au conseil syndical sans réellement savoir ce qu'implique cette mission.

Un bref rappel de l'utilité du conseil syndical ne parait donc pas inutile.

Ces rôles et missions sont définies par la loi du 10 juillet 1965 fixant le statut de la copropriété des immeubles bâtis, le décret du 17 mars 1967 pris pour son application  et le règlement de copropriété .
 
 
I/ Le fonctionnement du Conseil Syndical
 
Les membres sont élus pour un mandat de trois ans maximum renouvelable à la majorité de l’article 25 c’est-à-dire à la majorité de tous les copropriétaires.
 
L’assemblée générale (et uniquement elle) peut révoquer un ou plusieurs membres du conseil syndical à la même majorité.
 
En cas de syndicat secondaire, celui-ci doit impérativement être représenté au conseil syndical du syndicat principal.
 
Peuvent être élus membre du conseil syndical :
- Tous copropriétaires (en cas de personne morale, ex. société, celle-ci est représenté par son représentant légal ou un fondé de pouvoir) ;
- Tous ascendants, descendants, acquéreur à terme, représentant légaux ou usufruitier d’un copropriétaire (qui ne serait donc pas personnellement copropriétaire). 

Les décisions du Conseil Syndical sont prises à la majorité des voix.
 

II/ Rôles et missions du Conseil Syndical
 
Le conseil syndical n’a pas de rôle d’administration de la copropriété (rôle dévolu au syndic), ni de pouvoir de représentation de celle-ci.
 
Ses missions sont de trois types :
Mission de décision sur délégation,
Mission d’assistance et de conseil du syndic,
Mission de contrôle du syndic. 
 
Rôle de prise de décision sur délégation 
 
- Délégation de prendre une décision mentionnée à l’article 24 de la LOI 

A la majorité de l’article 25 (majorité des copropriétaire), le conseil syndical peut se voir déléguer la mission de prise de décision qui relève normalement de l’assemblée générale, à la majorité de l’article 24.
Il s’agit là d’une délégation spécifique sur un sujet donné (ex. choix d’un prestataire pour des travaux votés).
 
- Délégation de prendre tout ou partie des décisions relevant de la majorité des voix exprimées 

Depuis le 1er juin 2020, l’assemblée générale a désormais la possibilité de déléguer tout ou partie des décisions relevant de la majorité des voix exprimées (article 24) de l’assemblée générale (article 21-1 de la LOI).
 
Il s’agit d’une délégation plus générale, qui peut porter sur un domaine précis plus ou moins large de gestion de la copropriété, sans que cela ne concerne une décision spécifique (hors approbation des comptes, vote du budget et modification du RCP).
 
Cette délégation dispose de limites :
Temporelles : 2 ans maximum (renouvelable) ;
Budgétaire : l’AG doit fixer le montant maximum que le conseil syndical pourrait engager, qui doit expressément apparaitre au budget prévisionnel. 
 
Missions d’assistance et de conseil du Syndic (et de l’assemblée générale) 

Il s’agit de la mission première du conseil syndical : assister et conseiller le syndic et l’assemblée générale dans la gestion de la copropriété.
 
Ainsi, le conseil syndical est en droit de donner son avis sur toute question pour lesquelles il serait directement saisi par le syndic mais aussi pour toute question dont il s’auto-saisirait.
 
Il convient ici de rappeler qu’il s’agit de l’avis du conseil (donc de la majorité de ses membres) et non pas de chacun individuellement ;
 
Dans trois hypothèses, le syndic doit obligatoirement prendre l’avis du conseil syndical avant toute prise de décision ou toute mise au vote d’une résolution :
 
- Pour établir le budget prévisionnel soumis à l’assemblée générale (article 18 de la LOI) 

- Pour tout marché ou contrat supérieur à un certain montant voté en assemblée générale (articles 21 et 25 de la LOI) 

Soit il s’agit de contrat relatif à l’administration de l’immeuble ne nécessitant pas d’approbation en AG (rare), alors le syndic devra préalablement requérir l’avis du conseil syndical au préalable.
 
Soit il s’agit de contrat devant être soumis au vote de la prochaine assemblée générale, alors l’avis du conseil syndical devra être transmis aux copropriétaires (par tous moyens).
 
- En cas de travaux fait dans l’urgence, avant tout vote en assemblée, et qui nécessiteraient que soit appelé une provision spécifique. *

Il convient de préciser que pour toutes ces hypothèses, l’avis du conseil ne lie pas le syndic qui peut parfaitement aller contre…
 
Il risquerait alors la révocation ou de voir sa responsabilité engagée s’il s’avérait que sa décision n’est pas conforme aux intérêts du Syndicat.
 
Enfin, l’ordre du jour des assemblées générales doit être établit par le syndic en concertation avec le conseil syndical qui les pouvoirs de :
Demander la convocation d’une AG à tout moment,
Demander l’inscription à l’ordre du jour de résolutions. 
 
Mission de contrôle 

En vertu des articles 17 et 21 de la LOI, il a un pouvoir de contrôle sur l’action du syndic, conjointement avec le commissaire aux comptes pour les questions budgétaires.
 
Ainsi, le conseil syndical doit avoir accès, sur demande, à toutes pièces et documents relatifs à la gestion de la copropriété, et peut même en recevoir une copie (article 21 de la LOI).
 
En outre, toute communication faite au conseil syndical doit être faite à chacun de ses membres.
 
Cette mission de contrôle est assortie d’une obligation vis-à-vis des copropriétaires : dresser annuellement un compte-rendu de son action à destination des copropriétaires.
 
 
Pour l’ensemble de ces missions, les membres du conseil syndical engagent leur responsabilité personnelle en cas de faute. Toutefois, ils n’ont qu’une obligation de moyen (faire de leur mieux) et non une obligation de résultat.
 
Ils sont d’ailleurs protégés par une assurance responsabilité civile souscrite par la copropriété (article 21-4 de la LOI).


Afin de remplir au mieux sa mission, le conseil syndical serait plus efficace s'il était formé au fonctionnement de la loi du 10 juillet 1965.

Le cabinet est à votre entière disposition pour discuter avec vous de la mise en place d'une telle formation.
 

La mise en conformité des Règlements de Copropriété avec la loi ELAN n’est plus obligatoire…

...mais devra tout de même être portée à l’assemblée générale tous les ans !

Dans un souci de clarification, la loi ELAN du 23 novembre 2018 a intégré à la loi du 10 juillet 1965 plusieurs créations de la pratique : le lot transitoire, les parties communes spéciales, les parties communes à jouissance privatives.

Si ces trois notions n’étaient pas nouvelles pour les praticiens, elles n’existaient pas dans la loi et avaient donné lieu à certaines incertitudes jurisprudentielles.

Toujours avec un objectif de clarification, le législateur avait alors imposé à tous les Syndicats des Copropriétaires de mettre leur Règlement de Copropriété en conformité avec ces nouvelles dispositions dans un délai de trois ans, soit avant le 23 novembre 2021.

Le législateur avait tout prévu, même une majorité simplifiée pour cette mise en conformité, la majorité de l’article 24.

Problème : très peu de copropriété avait fait le nécessaire au 23 novembre 2021.

Second problème : le législateur n’avait pas prévu les conséquences d’une absence de mise en conformité.

Qu’allait-il arriver pour les immeubles qui n’avaient pas fait le nécessaire : disparition des droits de jouissance exclusive sur partie commune ? Disparition des charges par bâtiment en cas d’absence de partie commune spéciale ?

La doctrine était partagée.

Le législateur avait donc annoncé de longue date qu’il clarifierait à nouveau la question.

Chose est enfin faite : la loi 3DS du 21 février 2022 qui vient modifier les articles 206 et 209 de la loi ELAN.

Pour tous les immeubles livrés ou divisés avant le 1er juillet 2022 il n’est plus obligatoire de se mettre en conformité : la loi prévoit expressément que les nouvelles dispositions sur les lots transitoires, les parties communes spéciales et droit de jouissance privative ne leur sont pas applicables.

Mais le Syndicat des Copropriétaires doit inscrire la question de la mise en conformité de son Règlement à chaque Assemblée Générale Ordinaire, tous les ans, jusqu’à mise en conformité effective.

Les Copropriétés ont donc le temps mais le législateur espère manifestement les avoir à l’usure.

Concrètement, quelles obligations pour les Syndics ?

Ils n’échapperont pas à l’audit de tous les Règlements de Copropriété de leur portefeuille afin d’assurer si une mise en conformité est nécessaire ou non.

Si le Règlement de Copropriété n’est pas conforme aux dispositions de la loi ELAN alors tous les ans le Syndic devra faire mettre au vote la mise en conformité, à la majorité de l’article 24.

A défaut, le Syndic engagera sa responsabilité.

Celle-ci restera toutefois très relative : l’absence de mise en conformité étant sans conséquence pour les copropriétaires, il est peu probable qu’un préjudice existe si la résolution n’est pas inscrite à l’ordre du jour.

L’audit des Règlements de Copropriété reste donc à faire si vous ne l’avez pas fait et le Cabinet est à votre disposition si vous souhaitez le regard d’un professionnel du droit de la copropriété.
 

« 29 % des copropriétés accusent une dette d’un milliard et demi d'euros », c’est ce qu’indiquait PAP.fr dans un article de mai 2021.

Tout gestionnaire de copropriété le sait, la clef d’une bonne trésorerie de copropriété réside dans un recouvrement de charges efficace.

Mais quelles sont les clefs pour réussir son recouvrement ?

Elles sont au nombre de quatre.

1. Le moment

Il faut entamer le processus de recouvrement dès le premier trimestre impayé et, dans la mesure du possible, dès le premier trimestre de l’exercice comptable.

En effet, la procédure de l’article 19-2 de la loi du 10 juillet 1965 permet d’obtenir la condamnation à l’arriéré bien sûr mais aussi aux appels provisionnels (et fonds travaux) des trimestres non encore échus qui deviennent exigibles.

Cette mesure a un effet coercitif indéniable : le copropriétaire indélicat est contraint de payer toutes ses charges de l’année d’un coup ! 

Mais, au regard des délais de procédures (six mois actuellement à Versailles), elle n’a d’intérêt que si le dossier est lancé tôt.

2. Le process

Il est propre à chaque Syndic mais dans les grandes lignes on retrouve le plus souvent :
- Relance simple
- Mise en demeure par LRAR
- Sommation par voie d’huissier
- Assignation.

Seule la mise en demeure par LRAR et l’assignation sont en réalité des étapes indispensables du processus !

Si la relance simple se justifie parfaitement dans un souci de bonne relation entre le syndic et les copropriétaires, la sommation par voie d’huissier n’a, en réalité, que peu d’utilité.

La mise en demeure par LRAR est, elle, indispensable !

Elle permet :
- De faire courir les intérêts de retard,
- D’obtenir l’exigibilité anticipée des appels provisionnels à échoir lorsqu’elle est infructueuse au bout d’un mois,
- De faire inscrire l’hypothèque légale du Syndicat des Copropriétaires.

Hormis l’aspect plus « effrayant » de l’acte d’huissier, la sommation n’apporte rien de plus.

L’assignation, l’acte qui saisit le Tribunal, doit intervenir au plus tôt un mois après la mise en demeure et comporter tous les éléments démontrant la réalité de la dette.

3. Les pièces à produire

C’est au Syndicat des Copropriétaires de démontrer le bien-fondé de sa créance et la jurisprudence est venue préciser, petit à petit, les pièces indispensables à cet effet.

Pour ne pas être pris en défaut par le Tribunal, tout bon dossier de recouvrement doit comporter :
- Un justificatif de propriété du débiteur (matrice cadastrale a minima),
- La mise en demeure,
- Un décompte de la dette remontant à l’origine de celle-ci (pas de report à nouveau) et distinguant d’une part les charges et d’autre part les frais de recouvrement,
- Les procès-verbaux approuvant les comptes et dépenses et votant le budget prévisionnel,
- Les décomptes annuels de répartition de charges,
- Les appels et régularisation de charges individuels.

On peut y ajouter :
- Le contrat de syndic (pour justifier du montant de certains frais et honoraires),
- Des extraits du règlement des copropriétés (clause de solidarité en cas d’indivision par exemple),
- Les factures des honoraires de syndic et d’avocat. 

4. L’exécution

Obtenir un jugement c’est bien, l’exécuter c’est plus efficace.

Quelques clefs pour faciliter une bonne exécution :
- Garder des traces des coordonnées bancaires des copropriétaires (copie de chèque, mandat SEPA, avis de virement) permet de faciliter une saisie de compter bancaire et d’éviter une recherche FICOBA,
- Faire voter rapidement la saisie immobilière, même avant la fin de la procédure, permet de pouvoir engager immédiatement celle-ci en cas d’échec des autres mesures d’exécution,
- Inscrire une hypothèque (légal avant jugement, judiciaire après) permet de s’assurer une meilleure répartition du prix de vente d’un lot en cas concours avec d’autres créanciers.

Le rôle de l’avocat est de conseiller le gestionnaire contentieux sur ces quatre points clefs du recouvrement et de vérifier avec lui que tout est mis en place pour que la trésorerie de la copropriété soit positive.

Et c’est bien la dernière clef d’un recouvrement efficace : un bon binôme gestionnaire/avocat !
 

La période des assemblées générales de copropriété est lancée.

Pour la majorité des copropriété (celles dont les comptes sont clos au 31 décembre) devront approuver les comptes de l’exercice 2021 avant le 30 juin 2022 et les assemblées devront donc se tenir avant cette date.

Les convocations sont donc en pleine préparation et c’est une période intense pour tout syndic.
En effet, une convocation réussie est un préalable indispensable à une AG qui ne pourra pas être contestée par la suite.

Mais alors, quelles sont les règles d’une bonne convocation ?

1. Le respect des délais

Tous les copropriétaires doivent avoir reçu la convocation à l’assemblée générale ordinaire au plus tard 21 jours avant l’assemblée générale.

Une marge d’une à deux semaines permet de s’assurer du respect de cette règle.

Dans l’idéal, la date de l’assemblée générale à venir est communiquée aux copropriétaires, par voie d’affichage, plusieurs semaines en amont de la convocation afin qu’ils puissent solliciter l’inscription de résolution à l’ordre du jour.

Sauf accord exprès du copropriétaire, la LRAR reste la règle.

2. Les destinataires

A l’heure de convoquer, tout syndic doit s’assurer que les convocations sont adressées aux bonnes personnes et au bon endroit.

Quelques rappels :
    - La bonne adresse est celle notifiée par le copropriétaire au syndic
    - En cas d’usufruit/nu propriété, sauf avis contraire, le nu-propriétaire est réputé représenter l’ensemble
    - En cas d’indivision, un mandataire commun doit être désigné par les indivisaires. A défaut, le syndic devrait demander sa nomination au juge
    - En cas de bien objet d’une communauté (mariage), chacun des époux est réputé représenter l’autre. 

3. Le respect du contenu

La convocation doit respecter un certain formalisme destiné à porter à la connaissance des copropriétaires :

    - Le lieu, la date et l’heure de l’assemblée, ainsi que les modalités de connexion si la visioconférence est prévue en tout ou partieTout changement de l’un de ses éléments doit faire l’objet d’une information aux copropriétaires dans les mêmes formes et délais que la convocation elle-même.

    - L’ordre du jour contenant les résolutions qui seront mises au vote : une résolution non mentionnée sur la convocation ne pourra être régulièrement votée en assemblée générale.
Attention : pour un certain nombre de question (certains travaux par exemple), le projet du texte de la résolution doit être joint à la convocation. Il ne s’agit cependant que d’un projet qui pourra parfaitement être modifié au cours de l’AG.

    - Le formulaire de vote par correspondance.
Attention : les résolutions soumises à la majorité de l’article 25 doivent être soumise au vote deux fois sur le formulaire, au titre de l’article 25 puis au titre de l’article 25-1.

    - Le lieu, le ou les jours et les heures de consultation des pièces justificatives des charges.
L’objet principal de cette AGO est d’approuver les comptes et pour cela tous les copropriétaires doivent pouvoir vérifier tous les justificatifs.
 
 
4. Les annexes

Elles sont aussi importantes que la convocation elle-même et elles sont listées à l’article 11 du décret du 17 mars 1967.

Une grande partie d’entre elles est impérative pour la validité des opérations.

Outre les documents comptables impératifs pour la validation des comptes, on retiendra comme indispensable :

    - Les conditions essentielles des contrats mis au vote : le plus simple reste de communiquer les devis des entreprises proposées.

    - Les projets de résolutions pour les actions en justice : elles se doivent d’être précise (détermination des adversaires à assigner, objet de la procédure, type de procédure …).

    - Les projets de résolutions pour certaines questions : comme indiqué plus haut, il ne s’agit que de projet qui peuvent être modifié en cours de réunion. Ils se doivent toutefois d’être précis afin que les copropriétaires soient correctement informés.

Attention : une question = une résolution = un vote ! Plusieurs questions ne peuvent être soumises à une seule résolution et donc un seul vote.
Pour mémoire, il n’est pas obligatoire de mentionner la majorité à laquelle est soumise la résolution.

    - En cas de mise en concurrence du syndic, les projets de contrat et les fiches d’information. 

Voici les règles essentielles à appliquer pour une bonne convocation.

Bon nombre de nullité d’assemblée générale pourrait ainsi être évité.
 

Vendredi, 10 heures, un copropriétaire appelle son syndic affolé. Une canalisation a explosé dans l’immeuble, l’eau se répand partout. Il faut agir et vite.

Couper l’eau bien sûr, mais surtout mandater immédiatement un plombier pour effectuer les travaux de réparation afin que les copropriétaires ne soient pas privés d’eau potable plusieurs jours.

Si rien n’est fait, les dégâts vont se chiffrer en milliers d’euros et le Syndic en sera de sa poche puisqu’il engage sa responsabilité personnelle (Civ. 3ème, 9/12/2004, n°02-19.425).

Oui, mais les travaux envisagés vont eux-mêmes coûter plusieurs milliers d’euros et doivent normalement être approuvés avant en assemblée générale.

Sauf qu’une assemblée générale ne peut être réunie en quelques heures.

Comment faire ?

Syndic bénévole ou coopératif, syndic professionnel, tous ont les mêmes obligations définies par l’article 18 de la loi du 10 juillet 1965 et l’une des principales est de « d'administrer l'immeuble, de pourvoir à sa conservation, à sa garde et à son entretien et, en cas d'urgence, de faire procéder de sa propre initiative à l'exécution de tous travaux nécessaires à la sauvegarde de celui-ci ».

Il s’agit alors d’engager des travaux, parfois importants, sans l’aval préalable de l’assemblée générale, ce qui crée également un risque de responsabilité personnelle du Syndic.

Afin de ne pas engager sa responsabilité, le Syndic devra dans un premier temps s’assurer que les travaux urgents et deux critères doivent alors être remplis :

• L’urgence est telle qu’il n’y a pas le temps de convoquer une assemblée générale (même si les AG urgentes peuvent être convoquées dans des délais plus courts que les autres) ;
• Les travaux envisagés relèvent de la sauvegarde de l’immeuble.Concrètement, si les travaux ne sont pas effectués immédiatement, alors la sécurité des personnes et/ou des biens ou la pérennité de l’immeuble peuvent être remises en cause.

Dans notre cas, il est manifeste que l’eau devra être rétablie rapidement et qu’une assemblée ne peut être réunie en quelques heures et si rien n’est fait, les parties communes et privatives seront irrémédiablement endommagées.

Typiquement, relèvent de l’urgence :

• L’étaiement d’un immeuble sur lequel des signes d’effondrement apparaissent ;
• Faire intervenir un plombier pour mettre fin à une fuite ;
• Travaux de sécurisation destinée à empêcher les pierres de parement d’un ravalement de chuter.

Si ces deux critères sont remplis, alors le Syndic peut faire procéder aux travaux de sa propre initiative.Il devra cependant suivre, ensuite, un process précis pour faire valider ces travaux a posteriori par l’assemblée générale.

Ce process est défini par l’article 37 du décret du 17 mars 1967 et est le suivant :

• Informer immédiatement, par tout moyen, les copropriétaires ;
• Convoquer immédiatement une assemblée générale aux fins de faire valider les travaux et leur coût, cette assemblée pouvant être convoquée sans respecter les délais habituels.

Il peut également, après avis du Conseil Syndical, appeler immédiatement une provision permettant de payer les premiers acomptes de travaux. Cette provision ne pourra être supérieure à 1/3 du montant des devis de travaux.

Il est important que le Syndic respecte toutes ces conditions et process !

A défaut, le coût des travaux engagés pourrait rester à sa charge, même s’il n’est pas un professionnel…

Tout syndic doit être alerté sur ce process et, surtout pour les non-professionnels, ne pas hésiter à prendre conseil.

Le cabinet MONCHAUX-FIORAMONTI est à même d’apporter son expertise à tout moment de ce processus d’urgence.
 

Surfant sur la vague du « syndic bashing », certains nouveaux opérateurs, qui ne sont pas des syndics professionnels proposent des prestations nouvelles.
 
L’un des acteurs les plus médiatiques du marché proposent ainsi aux copropriétaires de reprendre en main directement la gestion de leur copropriété tout en étant épaulés par leurs services.
 
Leur proposition repose en réalité sur un mécanisme qui existe depuis 1965, le syndicat coopératif.
 
Qu’est ce que le Syndicat Coopératif ?
 
Le principe du Syndicat coopératif se rapproche de celui du Syndic bénévole.
La différence principale réside dans le fait que le Syndic n’est pas élu par l’assemblée générale (et donc tous les copropriétaires) mais par le Conseil Syndical.
 
Le président du Conseil Syndical est, de fait, Syndic coopératif.
 
Ce mécanisme a, par rapport à celui du Syndic bénévole, l’avantage de la souplesse : le Conseil Syndical qui nomme le Syndic peut le révoquer dans les mêmes conditions, à la majorité de ses membres.
 
Ainsi, quand le Syndic ne satisfait plus, il n’est pas besoin d’attendre la prochaine AG ou d’en convoquer une autre pour en changer.
 
Voilà l’intérêt principal du Syndicat coopératif.
 
Cependant, les membres du Conseil Syndical n’ont pas d’autres rôles que celui-ci (et ceux éventuellement délégués par l’assemblée générale).
 
Le Président-Syndic reste le seul Syndic et donc le seul à devoir remplir les obligations mises à sa charge par la loi du 10 juillet 1965 (et notamment son article 18) et par l’assemblée générale.
 
Il est également le seul représentant légal du Syndicat des Copropriétaires.
 
Il est donc seul à engager sa responsabilité personnelle vis-à-vis du Syndicat, des copropriétaires ou même des tiers à la copropriété.
En cas de faute de gestion de la copropriété, il sera dans l'obligation d'indemniser les personnes lésées.
Prenons l'exemple d'un accident lié à un mauvais entretien des parties communes tel que des escaliers. Le Syndic pourra être déclaré responsable et devra payer des indemnités aux victimes.
 
Alors que vend ce nouvel acteur sur le marché ?
 
Une aide logistique (un logiciel de gestion) et une hotline technique et juridique.
 
Ces deux services sont très probablement de grande qualité au regard du taux de satisfaction affiché.
 
Mais ces deux services ne remplacent pas l’extrême vigilance avec lequel le Président-Syndic doit accepter son rôle.
 
En cas de problème il sera seul et en première ligne à voir éventuellement engager sa responsabilité personnelle (donc sur ses fonds propres).
 
Le Cabinet pratique la copropriété depuis plus de 7 ans et connaît bien le fonctionnement d’un Syndicat coopératif.
 
Il sera à même de conseiller Président-Syndic, Conseil Syndical ou copropriétaires sur toute question relative à ce statut.