A vos AG, 4, 3, 2,1... Convoquez !
Agathe MONCHAUX-FIORAMONTI - ACTUALITÉS
La période des assemblées générales de copropriété est lancée.
Pour la majorité des copropriété (celles dont les comptes sont clos au 31 décembre) devront approuver les comptes de l’exercice 2021 avant le 30 juin 2022 et les assemblées devront donc se tenir avant cette date.
Les convocations sont donc en pleine préparation et c’est une période intense pour tout syndic.
En effet, une convocation réussie est un préalable indispensable à une AG qui ne pourra pas être contestée par la suite.
Mais alors, quelles sont les règles d’une bonne convocation ?
1. Le respect des délais
Tous les copropriétaires doivent avoir reçu la convocation à l’assemblée générale ordinaire au plus tard 21 jours avant l’assemblée générale.
Une marge d’une à deux semaines permet de s’assurer du respect de cette règle.
Dans l’idéal, la date de l’assemblée générale à venir est communiquée aux copropriétaires, par voie d’affichage, plusieurs semaines en amont de la convocation afin qu’ils puissent solliciter l’inscription de résolution à l’ordre du jour.
Sauf accord exprès du copropriétaire, la LRAR reste la règle.
2. Les destinataires
A l’heure de convoquer, tout syndic doit s’assurer que les convocations sont adressées aux bonnes personnes et au bon endroit.
Quelques rappels :
- La bonne adresse est celle notifiée par le copropriétaire au syndic
- En cas d’usufruit/nu propriété, sauf avis contraire, le nu-propriétaire est réputé représenter l’ensemble
- En cas d’indivision, un mandataire commun doit être désigné par les indivisaires. A défaut, le syndic devrait demander sa nomination au juge
- En cas de bien objet d’une communauté (mariage), chacun des époux est réputé représenter l’autre.
3. Le respect du contenu
La convocation doit respecter un certain formalisme destiné à porter à la connaissance des copropriétaires :
- Le lieu, la date et l’heure de l’assemblée, ainsi que les modalités de connexion si la visioconférence est prévue en tout ou partieTout changement de l’un de ses éléments doit faire l’objet d’une information aux copropriétaires dans les mêmes formes et délais que la convocation elle-même.
- L’ordre du jour contenant les résolutions qui seront mises au vote : une résolution non mentionnée sur la convocation ne pourra être régulièrement votée en assemblée générale.
Attention : pour un certain nombre de question (certains travaux par exemple), le projet du texte de la résolution doit être joint à la convocation. Il ne s’agit cependant que d’un projet qui pourra parfaitement être modifié au cours de l’AG.
- Le formulaire de vote par correspondance.
Attention : les résolutions soumises à la majorité de l’article 25 doivent être soumise au vote deux fois sur le formulaire, au titre de l’article 25 puis au titre de l’article 25-1.
- Le lieu, le ou les jours et les heures de consultation des pièces justificatives des charges.
L’objet principal de cette AGO est d’approuver les comptes et pour cela tous les copropriétaires doivent pouvoir vérifier tous les justificatifs.
4. Les annexes
Elles sont aussi importantes que la convocation elle-même et elles sont listées à l’article 11 du décret du 17 mars 1967.
Une grande partie d’entre elles est impérative pour la validité des opérations.
Outre les documents comptables impératifs pour la validation des comptes, on retiendra comme indispensable :
- Les conditions essentielles des contrats mis au vote : le plus simple reste de communiquer les devis des entreprises proposées.
- Les projets de résolutions pour les actions en justice : elles se doivent d’être précise (détermination des adversaires à assigner, objet de la procédure, type de procédure …).
- Les projets de résolutions pour certaines questions : comme indiqué plus haut, il ne s’agit que de projet qui peuvent être modifié en cours de réunion. Ils se doivent toutefois d’être précis afin que les copropriétaires soient correctement informés.
Attention : une question = une résolution = un vote ! Plusieurs questions ne peuvent être soumises à une seule résolution et donc un seul vote.
Pour mémoire, il n’est pas obligatoire de mentionner la majorité à laquelle est soumise la résolution.
- En cas de mise en concurrence du syndic, les projets de contrat et les fiches d’information.
Voici les règles essentielles à appliquer pour une bonne convocation.
Bon nombre de nullité d’assemblée générale pourrait ainsi être évité.